Yönetici Asistanlığı Nedir? Görev Tanımı ve Nitelikleri

Yönetici asistanları bazı iş görevlerini ve özelliklerini idari asistanlarla paylaşırken, yönetici asistanının çalışmaları üst düzey yöneticilere ve memurlara yöneliktir. Bu nedenle, yönetici asistanı, bilginin dağıtımının ele alınmasını ve özellikle kuruluş dışındakilerle nazik bir ilişki gerektiren bir pozisyonda bulunur.

Mesleğe Genel Bakış: Yönetici Asistanı Ne Yapar?

Yönetici asistanı bir örgütün yönetici ekibinin çalışmalarını destekler. Yönetici asistanı iş tanımında, kamuoyuyla ve kuruluştaki diğer kişilerle iletişimi sürdürme gibi işlevler yatmaktadır. Diğer görevler, hazırlık belgelerinde zamanlama, yazma veya girdilerden ibarettir ve organizasyon toplantıları için planlama ve hazırlık yapılmasıdır.

Yönetici Asistanının Görevleri

• Telefon görüşmelerini cevaplar ve yöneticiye yönlendirir.
• Randevuları, toplantıları ve görünümleri düzenler.
• Yazışma, not, rapor ve diğer belgeleri yönlendirildiği şekilde hazırlar.
• Gelen belgeleri inceler ve önemini yöneticiye açıklar.
• Plan ve düzen akışını yönetir.
• Otel konaklama ve ulaşım rezervasyon işlemlerini yönetir.
• Seyahat, yemek, otel ve diğer masraflar için ödeme taleplerini yönetir.
• Alan toplantıları, catering, grup toplantıları için yeterli ekipman ve iletişimi düzenler.
• Personel, proje ve diğer dosyalar gibi gerekli kayıtları saklar.
• Yönetici veya yönetici personel tarafından düzenlenen iş görüşmelerine katılır veya destek verir.
• Büro personeli ve diğer idari asistanları dener.

Temel İş Becerileri

Örgütsel: Yönetici asistanları, yaklaşan olayları ve olası zaman çakışmalarını önceden tahmin edip programlayabilmelidir. Organizasyon dosyalama sistemleri hakkında bilgi sahibi olmayı, yöneticiler ve medya üyeleri de dahil olmak üzere çeşitli insanlar için iletişim bilgilerini düzenlemeyi de içerir.

Çok Amaçlı: Yönetici asistanı iş tanımının bir parçası olarak, birçok işi bir defada veya kısa sürede gerçekleştirme becerisi gerektirir. Yöneticilerin belirli bir zaman diliminde ele alınacak birden fazla görevi veya sorunu olabilir. Yönetici asistanı, yürütücüye yardım etmek veya bu durumlar için hazırlık yapmakla görevlendirilir.

Detay Odaklı: Etkili grup toplantıları için yönetici asistanı, katılımcıları barındırmak için hangi öğelerin gerekli olduğunu bilmelidir. Bu detaylar genellikle konferans odalarını rezerve etmeyi, yiyecek ve içecek hazır bulundurmayı ve telefonların ve video konferans ekipmanlarının çalıştığından emin olmayı içerir.

Kişilerarası Saygı: Yönetici asistanı görev tanımı, kurum içinden ve dışından gazetecilere, medya temsilcilerine, yönetim ve direktörlere saygılı davranmayı içerir.

Etik: Yönetici asistanları, gizli veya hassas bilgileri görüntüleyebilir, düzenleyebilir veya başka şekillerde yönetebilir. Örneğin, sözleşmeyle, diğer işletmeler veya sendikalarla yapılan diğer müzakerelerle bağlantılı olarak birçok belge alınır ve gönderilir. Bu belgeler yasal olarak tanınan imtiyazları kapsayabilir veya ticari sır teşkil edebilir. Bu durumun bir yönetici asistanının etik değerlere sahip olmasının ne kadar önemli ve hassas olduğunu göstermektedir.

Yönetici Asistanı Olmak

Sundukları ileri düzeydeki hizmetler göz önüne alındığında, yönetici asistanları genellikle bir lisans derecesine sahip olmalıdır. Ayrıca, idari asistan olarak veya benzer işlerde daha önce deneyim kazanmış olmalıdırlar. Yönetici asistanlarının bilgi tabanı iş, hukuk ve teknoloji gibi çalışma alanlarından oluşur.

Nitelikler ve Eğitim

İşverenler, genellikle üniversite mezunu veya yüksek lisans derecesi olan adaylar ararlar. Sınıf veya ana dallar normal olarak işletme ve kamu yönetimini içerir. Bu çalışma ile yönetici asistanları, kurumsal organizasyonların prensiplerini ve yönetimin rolünü öğrenirler. Asistanlar, yasalar, kurallar ve düzenlemeler hakkında temel bilgileri edinmek için yönetici asistanlığı eğitimi alabilir. Bu konular belirli rapor türlerinin nasıl hazırlandığını veya doküman yönetiminin nasıl işleyebileceğini bilmekle alakalıdır.

Eğitim ve öğretim aynı zamanda gelişmiş bilgisayar ekipmanlarını ve yazılımlarını kullanmayı gerektiren bilgisayar becerilerini de içerir. Çoğu durumda bir ön koşul olmamakla birlikte, meb onaylı üst düzey yönetici asistanlığı sertifikası alınması işe alınma şansını artırabilir. Ayrıca, bu sertifika programları teknoloji, kişilerarası beceriler, iletişim ve yönetme görev ve projelerinde eğitim vermektedir.

İş Deneyimi

Yönetici asistanları genellikle bir yönetici asistanı veya benzeri bir iş olarak üç ila on yıl arası bir iş sahibi olmalıdır. Yasal, tıbbi veya diğer mesleki uygulama ofislerinde idari asistan olarak önceki görevler değerli deneyim sağlayabilir. İşverene bağlı olarak, yönetici idari asistanının, kuruluş içinde ve dışında çeşitli insanlarla çalışma geçmişini göstermesi gerekebilir.

İş Görünümü ve İlerleme Fırsatları

Yapılan istatistiki çalışmalar firmalar tarafından yönetici asistanlığı pozisyonunun azaltılacağını öngörüyor. Günümüzde mobil cihazlarla, yöneticiler kendi güzergahlarını planlayabilir veya kendi rezervasyonlarını yapabilir. Ayrıca, e-postalar ve diğer teknolojiler aracılığıyla, belgeler doğrudan iletilir ve yürütme tarafından incelenebilir. Ayrıca, tek bir yönetici idari asistanı birden fazla üst düzey yöneticiye hizmet verebilir. Şirketler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar maliyetleri azaltmak için teknolojiye ve konsolidasyona güveniyor.

Sonuç

Sonuç olarak, yönetici asistanlarına olan talebin aşağı yönlü seyretmesi beklenmektedir. Şirketler ve kuruluşlar birden fazla yöneticiye tek bir asistan atayarak ek maliyet yükünü azaltmaya çalışmaktadır. İnternet, akıllı telefonlar, tabletler ve bilgisayarlar gibi teknolojiler, bu yöneticilerin yönetici asistanı iş tanımında yer alan görevleri üstlenmesini sağlamaktadır.

Yukarıda bahsettiğimiz sebeplerden dolayı iyi bir iş bulabilmek için yönetici asistanlarının kendilerini çok iyi yetiştirmeleri onları rekabette birkaç adım öne çıkaracağı kesindir. Siz de çok iyi bir eğitim programına katılmak isterseniz: TIKLA ve EĞİTİME KATIL