Kurum içerisinde evrak ve imza işleri bundan böyle elektronik ortamda yapılacak. 'Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ sayesinde kurum, evrakları elektronik ortamda saklayarak kolay erişimini sağlayacak. Ayrıca sistem sayesinde vatandaş İSU’ya gitmeden internet üzerinden evrak takibini yapabilecek. Sistem evrakların arşivlenmesinde kolaylık sağlayacağı gibi kağıt sarfiyatının da önüne geçerek tasarruf sağlayacak.
TÜRKİYE’DE 7 KURUM KULLANIYOR
Türkiye’de sadece 7 kurumun kullandığı 'Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne geçen İSU Genel Müdürlüğü sistemin tanıtımını yaptı. Konu ile ilgili kamuoyuna bilgi vermek için basın toplantısı düzenlendi. Toplantıya Büyükşehir Belediye Başkanı İbrahim Karaosmanoğlu, İSU Genel Müdürü İlhan Bayram Başkan Danışmanı Ömer Polat ve İSU Daire Başkanları katıldı. 'Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile ilgili olarak slayt gösterisi eşliğinde sunum yapan İSU İnsan Kaynakları Daire Başkanı Hasan Fitoz, projenin dayanağının 2004 yılında yürürlüğe giren 'Elektronik İmza Kanunu' olduğunu belirtti.
KAĞITTAN TASARRUF
Fitoz "Elektronik Belge Yönetim Sistemi yani EBYS, belgeyle ilgili olağan işlemlerin birçoğunun elektronik ortamda otomatik olarak yapılması işleri hızlandıracak. Tüm işlemlerin güvenliği, sağlanan bir ağa bağlı, kontrollü bilgisayarlar üzerinden sadece yetki verilen kullanıcılar tarafından yapılması güvenliği sağlayacak ’dedi. Sistemde belgenin, taslak olarak oluşturulma, onaylanma, dağıtım ve kullanılma sürecinde ihtiyaç duyulan yazıcı çıktısı sayısı azalacağından kağıttan tasarruf edilecek. Bir yılda ıslak imza kullanılan kağıt için harcanan 5 ton odun, 880 ton su, 15 bin 200 kilowatt elektrik enerjisinden tasarruf sağlanacak. TÜBİTAK destekli sistem siber saldırılara karşı güvenlik duvarları ile korunacak.
İLK İMZA BAŞKAN KARAOSMANOĞLU’NDAN
2004 yılında satın alınan sitemle ilgili bugüne kadar 600 personele eğitim verildi. İSU, Türkiye’de tamamlanmış e-imza uygulamasını inceleyerek mevzuata ve uluslararası standartlara uygun olarak çalışan 8. kurum oldu. Büyükşehir Belediye Başkanı İbrahim Karaosmanoğlu, "Bu sistem bizlere büyük kolaylık sağlayarak, kuruma şeffaflık getirecek. İSU teknolojiyi en iyi şekilde uygulayan bir kurumumuz. Bilimsel çalışmalara önem veriyoruz. Getirdiğimiz 'skala' sistemiyle su depolarında bekçilere gerek kalmadı. Bekçiler artık bilgisayarların başında” dedi. Her şeyi kontrol altına aldıklarını ifade eden Başkan Karaosmanoğlu, e-İmza ile de bu işin öncüleri arasında bulunduklarını kaydetti. Başkan Karaosmanoğlu daha sonra İSU'nun yeni dönemde kullanacağı EBYS sistemi ile elektronik ortamdaki bir belgeye ilk imzayı atarak, hayırlı olması temennisinde bulundu.