Kocaeli Büyükşehir Belediyesi kurum içi ve kurumlar arası yazışmalarda e-imza sistemi ile işleri daha hızlı yürütüyor. E-imza sistemini kurum içinde yaygınlaştıran Büyükşehir Belediyesi bu sayede bürokrasiyi ortadan kaldırırken iletişim giderlerinde de ciddi oranda tasarruf sağlıyor. 2014 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı bünyesinde ve yönetiminde başlayan e-imza kullanımı, Büyükşehir birimlerinde yaygınlaştırılıyor.
RESMİ BELGE
Sistemin hızlılığı özel şirketleri de talep başvurusu gibi işlemlerde e-imza kullanmaya teşvik ediyor. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden elektronik imza ile gönderilen belgeler resmi nitelikte arşivleniyor. Sistemin kullanımı tebligat giderlerini azalttığı gibi zamandan da tasarruf sağlıyor. Yazışmaların e-imza ile yapılması ile Büyükşehir Belediyesi insan kaynağı, yakıt, sarf malzemeleri ve zamandan tasarruf sağlıyor. Şeffaf olma özelliği de sistemi önemli kılıyor.
KAMU HARCAMALARINDA TASARRUF
Büyükşehir Belediyesi’nde e- imza sisteminin yaygınlaştırılması ve kullanılmasıyla aylık yazışmalarda 37 bin lira kağıt, yazdırma sarf malzeme ve posta dağıtımı gibi giderlerden tasarruf sağlarken personel, yakıt ve araç giderlerinde yaklaşık 192 bin lira tasarruf ediyor. E- imzalı belgeler tek tuşla elektronik ortamda, anında ilgili kuruma ulaşıyor. Mevcut durumda birimler arasında personelle evrak taşıma işi yıllık yaklaşık 1 milyon 850 bin TL’ye mal oluyor. E- imza sistemi Büyükşehir’in bütün birimlerinde tam olarak faaliyete geçtiğinde kurum harcamaları olan kağıt, yazdırma sarf malzeme ve posta dağıtımı gibi giderlerinden yaklaşık yüzde 90-95 oranında tasarruf edilecek.
AYKOME YAZIŞMALARI HIZ KAZANDI
2012 yılında kurum genelinde Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) projesi kullanılmaya başlandı. Bununla birlikte e-imza kullanımı için teknik ve fiziki altyapı oluşturularak kurum adına Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı bünyesinde 2014 yılında e-imza ile yazışma sistemine geçildi. Bugün itibariyle Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı olarak daire başkanı ve bağlı olduğu Genel Sekreter Yardımcısının imza attığı kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmalarda, AYKOME ruhsat ve çalışma bildirimlerinde elektronik imza sorunsuz bir şekilde kullanılıyor. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığındaki uygulamadan sonra 3 Temmuz 2017 tarihinden bu yana AYKOME kazı ruhsat başvuruları e-imza ile yapılıyor.
KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA)
Kurum içinde e-imza ile imzalanmış bir evrakı kurum dışına KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile gönderecek altyapı kurularak, Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığının kullanımına sunuldu. AYKOME tarafından verilen tüm ruhsat ve çalışma izinleri, e-imza’lı evrakın çıktısı alınmaksızın, hiçbir şekilde kağıt kullanılmadan doğrudan elektronik ortamda ilgilisine ulaştırılıyor. Ayrıca tüm altyapı kurumlarının yanı sıra emniyet, ambulans, itfaiye vb şehir güvenliği için önemli kurumlara da çalışma bildirimleri e-imzalı resmi bildirim olarak anında yapılıyor.
